总经办秘书岗位说明书

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一、 岗位综述： （1）负责来电来文整理、分类、登记和按领导批示分送有关部门并加以催办；（2）负责总经办的各类文件、报告的收集、分类、建挡；（3）为领导参加各种会议活动准备资料、会议报名、会议通知；会务联络，信息反馈等服务工作；（4）负责与相关部门的沟通、联络、协调；（5）完成领导交办的其它事项；（6）协助总经理了解和开发市场，进行有关信息的搜集、翻译、反馈和处理，贯彻执行各项决策；（7）协助总经理推动商务关系和重要公关活动的组织执行
二、 指挥线：上级岗位 （技术中心总经理/ 技术中心副总经理）；下级岗位（ 无 ）。
三、 岗位职责及对应能力要求：
职能项目 工作职责 周期 绩效标准 能力要求（A专精；B理解；C熟悉；D了解）
应知知识 度 应会技能 度
1、负责来电来文整理、分类、登记和按领导批示分送有关部门并加以催办 1保证每日送签文件的及时反馈；
2.整理传真资料、分发相关部门；
3.协助总经理确认送签文件的准确性；
4.协助总经理同各部门、员工沟通；
5.定期协助整理重要联系人名片资料； 不定期 1职能对应接口人员反馈信息；
2.季度绩效考核；
3.总经理评价 公司程序/体系文件 B 办公软件、电话、传真
良好沟通能力 B
2、总经办的各类文件、报告的收集、分类、建挡 .就总经理参加的会议进行会议记录
收集、整理技术中心相关部门的月度管理报告
收集、整理技术中心产品部门的月度新产品开发报告 每月 1.会议记录的及时、有效
2总经理评估 公司程序/体系文件
公司组织结构
产品基础知识 A 办公软件、电话、传真
良好沟通能力 A
3、为领导参加各种会议活动准备资料、会议报名、会议通知；会务联络，信息反馈等服务工作 1.月度新产品开发会议
2.月度计划总结会议
3.月度绩效奖金评审会议
4. 外部会议、培训等项目的协调 随时 1. 技术中心三项月度会议按时、保质召开
2. 联络、协调总经理同企业其他职能部门间会议
3. 联络、协调总经理同企业外部机构、单位之间会议 公司程序/体系文件
公司组织结构
产品基础知识 A 办公软件、电话、传真
良好沟通能力 A
4、协助总经理了解和开发市场，进行有关信息的搜集、翻译、反馈和处理，贯彻执行各项决策 1.收集行业内部新技术应用资料
2收集企业客户的相关信息
3帮助总经理整理、翻译相关资料、邮件 随时 1. 信息有效性
2. 信息准确性
3. 信息及时性 基础产品知识
基础技术知识
对汽车市场相对敏感 B PowerPoint
互联网搜索
英语CET6以上，最好专业英语毕业 A
5、协助总经理推动商务关系和重要公关活动的组织执行 1接待来访的客人
2安排客户、客人行程，包括酒店、车辆以及用餐
3安排相关会议室 随时 1.客户满意程度
2.管理部门评估、反馈
3总经理评估 良好的沟通、协调能力 A 办公软件
英语CET6以上，听说读写流利 A
四、 工作接触：
接触对象 所在单位 接触性质 接触方式 相关联的具体工作活动 频率
各部门主管 技术中心 内 E-Mail、电话、面谈、书信 各类通知、文件资料上传下达、会议室使用协调 a
出纳 技术中心财务部 内 面谈 处理总经理各类款项 b
管理部 信泰 内 电话、面谈 会议用水、常用办公用品领用 a
各工厂秘书 敏孚企业各工厂 内 电话、EMAIL 会议联络沟通 b
c
五、工作环境：自然环境舒适（工作地点宽敞、安静、温度湿度适宜、无震动），工作时有时受其他同事干扰。
六、工作风险：
1、劳动强度：工作较紧张，节奏较快；每周平均工作时间为46—48小时，平均每周需加班6—8小时。
2、精神压力：工作压力较大
七、学历要求：专业教育（d.大专）专业：行政类专业或日语及相关专业。
八、工作经验：
工 作 经 验 的 类 型 年 限
从事总经理秘工作 至少1年
五、 特定资格或补充能力要求：（ 无 ）
六、 生理素质：
健康程度 正常
相貌、性别、身高、口齿、体型等 正常
力量、耐力、协调性、平衡性等 正常
视觉、听觉、味觉、触觉、嗅觉状况 特别要求：无色盲
七、 心理素质：
记忆、思维、语言、操作活动能力、应变能力等 特别要求：记忆好；思维开阔；语言表达能力强，善于同客户交流；应变，反应能力强。
兴趣、爱好、性格、气质类型等个性特点 正常
八、 道德品格：忠诚、尽责、勤奋，有建议性，机警。
九、 转型时间：3个月以上
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