PDA帮你有效的管理时间4

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许多专家常常耗费非常多的时间重写备忘录和其它文件。一些是因为不简洁，另外一些是没
有写到关键点。
One thing that is a huge time-waster for a lot of professionals is having to
rewrite memos and other uments. A lot of the rewriting is due to the
uments not being concise (and, therefore, not clear). And a lot is from the
uments not being effective (tried to get a message across that got buried or
was muddled).
正因为经历过这么多年写作经验, 我现在能简明地和有效地写出我想要写的了。我很高兴能
与你分享一些我的体会。
Because of the amount of writing and rewriting that I've had to over the years,
I can write concisely and effectively. I am pleased to able to share with you
some of what I've learned.
1 在你写一件事以前，先考虑谁将会是你的读者并且他们的背景如何。他们对你所写的主
题真正知道多少？ 他们是否有相同的知识背景还是需要你提供背景知识？ 如果需要背景
知识，你应该另外写一段专门针对背景的内容，并以“背景”作为标题，那些不需要背景知
识的读者就可以跳过这一段来读你的文章了。
1 Before you write a thing, think through who your readers are going to be and
what their backgrounds are. What do they really know about the subject matter
you are writing about? Do they all have about equal knowledge, or is do some of
them perhaps need some background information? If background is needed,
you should set up a separate paragraph that provides the background and give
it a heading of Background. Readers who don't need background info can skip
over this paragraph (or paragraphs).
2 考虑你的文件的的目的是什么。你需要在你信件的开始写目标声明。有时你将需要明确
陈述目的, 譬如 ， 大小：3.34 MB